چرا باید سیستم حسابداری داشته باشیم

چرا باید سیستم حسابداری داشته باشیم

چرا باید سیستم حسابداری داشته باشیم

۱-سیستم اطلاعاتی حسابداری (accounting information system) چیست؟

بعد از حدود ۱۲ سال کار حرفه ای به نظر بنده در دنیای کسب و کار امروزی یک مدیر باید حتما برای شرکت خود سیستم اطلاعاتی مدیریت(management information system) داشته باشد، شاید در بازارهای کوچک داخلی و محلی احساس نیاز به تدوین استراتژی و سیستم اطلاعاتی نشود اما اگر شما چشم انداز توسعه ای دارید و به هر حال به بزرگ تر شدن کسب و کار خود می اندیشید و به دنبال گسترش بازار هدف و صادرات محصولات خود هستید و تاکنون موفق به طراحی استراتژی شرکت و پیاده سازی سیستم اطلاعاتی مدیریت نشده اید، باید به فکر فراگیری و پیاده سازی آن باشید.

 با رشد شتاب آمیز سیستم های اطلاعاتی از طریق به خدمت گرفتن رایانه و وسایل پردازش الکترونیک اطلاعات، سیستم های اطلاعاتی مدیریت به عنوان یکی از سیستم های اصلی اداره یک شرکت پذیرفته شده است و سیستم اطلاعاتی حسابداری را می توان به عنوان زیر سیستمی از آن معرفی کرد.

۲-سیستم اطلاعاتی حسابداری چه کاربردی دارد؟

سیستم اطلاعاتی حسابداری به عنوان یکی از مهمترین بخش سیستم اطلاعاتی مدیریت سه کاربرد اساسی دارد:

۱- جمع آوری و ذخیره داده های مرتبط با فعالیتهای مالی سازمان، شامل جمع آوری داده های مرتبط با رویدادهای مالی و معاملات شرکت و ثبت این رویدادها و معاملات در سیستم حسابداری و دفاتر قانونی شرکت،

۲- تهیه گزارش های مفید برای تصمیم گیری های مدیریت و سهام داران( استفاده کنندگان درون سازمان و برون سازمانی) به عنوان مثال تهیه گزارش صورتهای مالی جهت ارایه به بانکها و مشتریان و …، تهیه گزارشهای مدیریتی در راستای پیاده سازی استراتژی شرکت و کمک به تصمیم گیری مدیریت در خصوص انتخاب بین گزینه های متعدد به عنوان مثال انتخاب خرید یا اجاره اموال، تولید در داخل یا برون سپاری و …

۳- کنترل جهت ثبت و پردازش صحیح داده های مالی و رعایت آیین نامه ها و بخش نامه های داخلی و خارجی

۳-سیستم اطلاعاتی حسابداری از چه بخش های تشکیل شده است؟

یک سیستم حسابداری از ۵ بخش زیر تشکیل می شود:

۱- افرادی که با سیستم حسابداری کار می کنند شامل: حسابداران، مدیران و سایر افراد مرتبط با سیستم،

۲- مجموع فرآیندها و روش هایی که منجر به جمع آوری، ذخیره سازی و پردازش داده های مورد نیاز می شود،

۳- فرآیند ورود داده ها به سیستم حسابداری و تهیه گزارش های مورد نیاز از سیستم حسابداری،

۴- نرم افزار حسابداری و سخت افزارهای مورد نیاز،

۵- کنترل های داخلی.

بخش اول:

یک سیستم حسابداری کارآمد نیاز به حسابداران آموزش دیده و با دانش دارد، افرادی که به هر طریقی با سیستم حسابداری در ارتباط هستند باید آموزش های لازم را دیده باشند و پیوسته در حال آموزش مطالب جدید و مورد نیاز باشند. بنابراین اولین گام پیاده سازی سیستم حسابداری استفاده از پرسنل متخصص حسابداری می باشد.

بخش دوم:

تدوین مجموع فرآیندها و روش هایی که منجر به جمع آوری، ذخیره سازی و پردازش صحیح داده های مورد نیاز می شود، هدف از این بخش حصول اطمینان از گزارش تمامی رویدادهای مالی به تیم حسابداری شرکت و ثبت صحیح این وقایع در دفاتر و سیستم حسابداری شرکت است. جهت دستیابی به این هدف باید ابتدا سیستم مورد نیاز به درستی طراحی و پیاده سازی گردد و به صورت دوره ای نسبت به رعایت الزامات سیستم حسابداری اطمینان حاصل شود،  به عنوان مثال برای فروش شرکت، سیستم حسابداری باید به گونه ای طراحی شود که از مجموع فرآیند زیر استفاده شود:

۱ – واحد فروش سفارش مشتری را دریافت کند و سفارش فروش دارای شماره ترتیب چاپی و مشخصات کامل باشد،

۲ – در صورت فروش نسیه، کنترل اعتبار مشتریان قبل از صدور مجوز جهت تولید کالا، از دایره حسابداری به عمل آید،

۳- یک نسخه از سفارش فروش به واحد انبار ارسال گردد.

۴-در صورت نیاز به تولید سفارش، نسخه سفارش فروش به دایره تولید ارسال گردد،

۵-کالای تولید شده قبل از ارسال به انبار با مشخصات نسخه سفارش فروش اخذ شده از مشتری مطابقت داده شود و پس از مهر واحد کنترل کیفیت، سفارش تولید شده به انبار ارسال گردد و یک نسخه از رسید انبار برای واحد فروش ارسال گردد،

۶- مشتری با مراجعه به دایره فروش نسبت به ارایه چک و سفته و تسویه فاکتور فروش اقدام می نماید،

۷-دایره فروش پس از دریافت چک و سفته، برگ تحویل کالا به مشتری را تکمیل و به واحد انبار ارسال می نماید،

۸ – قبل از ارسال کالا از انبار، اطلاعات مندرج در برگ سفارش فروش با کالای ارسالی مطابقت داشته باشد،

۹– مدارک مربوط به تحویل کالا از جمله رسید دریافت کالا به نحو مناسب از مشتریان دریافت شود و یک نسخه از آن به دایره فروش ارسال گردد،

۱۰– دایره فروش نسبت به صدور صورتحساب فروش اقدام نماید، صورتحسابها با شماره ترتیب چاپی و مشخصات کامل باشد و صورتحسابها براساس اطلاعات مندرج در برگ ارسال کالا تنظیم می شود،

۱۱ – پیش از ارائه صورتحساب به مشتری ، موارد زیر توسط اشخاصی مستقل از تنظیم کنندگان صورتحساب کنترل شود،

الف- تطبیق قیمتهای مندرج در صورتحساب یا قرارداد منعقده و یا لیست قیمت مصوب،

ب- محاسبات صورتحساب از جمله مالیاتهای متعلقه،

ج- رعایت سایر شرایط مانند تخفیفات و نحوه پرداخت.

۱۲ – صورتحسابهای صادره ، توسط مقام مسئولی امضا و ظرف مدت مقرر به مشتریان ارائه می شود و یک نسخه از آن به دایره حسابداری ارسال گردد،

۱۳- قبل از صدور سند حسابداری فروش و سند حسابداری مربوط به اعلامیه های بستانکار، شماره ترتیب مدارک ( صورتحساب ، اعلامیه بستانکار و مدارک مربوط به کالای ارسالی و برگشتی ) پیش از اقدام به تنظیم اسناد و ثبت در حسابها کنترل و پیگیری شود،

۱۴–چکهای دریافتی در پایان هر روز توسط اشخاصی مستقل از فروشندگان و دریافت کنندگان وجوه با صورتحساب ها مطابقت می شود و توسط یکی از مقامات مسئول ، مورد بررسی و تایید قرار می گیرد .

بخش سوم:

فرآیند ورود داده ها به سیستم حسابداری و تهیه گزارش های مورد نیاز از سیستم حسابداری:

عملیات مالی شرکت باید به موقع و به درستی در سیستم حسابداری شرکت ثبت گردد، به عبارتی سیستم حسابداری باید بطور منظم تمام اطلاعات مالی مربوط به یک موسسه را اندازه گیری، ثبت، طبقه بندی و آثار اقتصادی آن را در صورتهای مالی تلخیص کند. فرایند حسابداری شامل یک سری مراحل پیاپی است که در هر دوره مالی تکرار می شود. این مراحل پیاپی را معمولا چرخه حسابداری می گویند.

مراحل یک چرخه حسابداری شامل:

۱-جمع آوری اطلاعات مربوط به رویدادھای مالی،
۲- تجزیه و تحلیل رویدادھای مالی و تنظیم سند حسابداری،
۳- ثبت رویدادھای مالی در دفتر روزنامه،
۴- انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل،
۵-تهیه تراز آزمایشی،
۶- اصلاح حساب ھای دفتر کل (از طریق صدور سند حسابداری و ثبت دفاتر روزنامه و کل)،
۷-تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده،
۸-بستن حساب ھای موقت (از طریق صدور سند حسابداری و ثبت دفاتر روزنامه و کل)،
۹- تهیه صورت ھای مالی،
۱۰-تهیه تراز آزمایشی اختتامی

بخش چهارم:

تهیه یک نرم افزار حسابداری و سخت افزارهای مورد نیاز شرکت می باشد که با توجه به نوع فعالیت شرکت، حجم فعالیت شرکت و بودجه در نظر گرفته شده باید نسبت به خرید نرم افزار حسابداری مناسب اقدام گردد

بخش پنجم:

طراحی و پیاده سازی کنترل های داخلی :

ساختار کنترل داخلی یک سازمان شامل سیاستها و روشهایی است که برای تأمین اطمینان نسبی ازدستیابی به هدفهای سازمانی به وجود می آید . اطمینان نسبی بدان معنی است که هیچ ساختار کنترل داخلی ایده آل نیست و مخارج کنترل داخلی یک واحد تجاری نباید بیش از منافع مورد انتظار آن باشد. این منافع شامل، توانایی ساختار کنترل داخلی، برای :

۱-     حفاظت دارایی ها در برابر ضایع شدن ، تقلب و استفاده نادرست (کنترل داخلی حسابداری)،
۲-     افزایش دقت وقابلیت اتکاء مدارک حسابداری (کنترل داخلی حسابداری)، 
3-     تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها (کنترل داخلی اداری) و
۴-     ارزیابی کارآیی (کنترل داخلی اداری) می باشد.
به طور خلاصه ساختارکنترل داخلی شامل کلیه اقداماتی است که به عمل می آید تا مدیریت اطمینان یابد هر چیز به گونه ای که باید عمل می کند .
به طور کلی کنترل های داخلی مربوط به سیستم حسابداری با دستیابی به هدفهایی چون موارد زیر سروکار دارند :
 الف: معاملات طبق مجوزهای کلی یا خاص مدیریت انجام می شود .
 ب: تمام معاملات و دیگر رویدادهای مالی به موقع و با مبالغ صحیح در حساب های مربوط و در دوره تحقق ثبت می شود تا تهیه صورت های مالی را طبق استاندارهای حسابداری امکان پذیرکند .
ج: دسترسی بر دارایی ها و مدارک تنها با مجوز مدیریت صورت می گیرد .
د: دارایی های ثبت شده در دفاتر با دارایی های موجود در فواصل زمانی مناسب مقایسه و هر گونه اختلاف موجود به گونه ای مقتضی، پیگیری و رد می شود .
یکی از مهمترین بخش هر سیستم کنترل داخلی که باید هر شرکتی بادقت نسبت به تهیه و اجرای آنها اطمینان حاصل نماید آیین نامه های داخلی مورد نیاز است.

چرا باید حسابدار و سیستم حسابداری داشته باشیم

ضرورت یادگیری حسابداری برای مدیران